個人事業主が転職する時の必要書類と手続きガイド｜源泉徴収票・雇用保険証がない場合の対応や年末調整・確定申告のやり方

会社員から転職する人は、前の会社から書類を受け取り、新しい会社に提出するだけです。しかし個人事業主・フリーランスからの転職では、「会社員が当然持っている書類を、自分は持っていない」という状況が頻繁に起きます。

代表的なのが以下の2つです。

• 源泉徴収票：会社に雇われていないので発行されない
• 雇用保険被保険者証：雇用保険に加入していないので存在しない

これを知らずに転職手続きに臨むと、人事担当者とのやりとりで戸惑うことになります。この記事では「何が必要で、何がなくてもいいのか」を体系的に整理し、スムーズに手続きを進めるための完全ガイドをお届けします。

免責事項：本記事は一般的な情報提供を目的としています。税務・社会保険の手続きは個人の状況により異なります。具体的な判断は税理士・社会保険労務士等の専門家、または所管の行政機関にご確認ください。

編集チームでは、個人事業主から会社員へ転職する際の手続きは、「書類があるか・ないか」だけで判断しないことが重要だと考えています。

同じ書類名でも、過去に会社員経験があるか、事業を廃業するか、入社後も副業を続けるかによって対応が変わります。

まず人事部へ個人事業主だった期間と過去の加入歴を伝え、税務署・市区町村には自分の状況に必要な届出を確認すると、手戻りを減らしやすくなります。

この記事では、提出書類、税務、社会保険を時系列で整理し、自分が次に確認すべき窓口と行動が分かるように解説します。

【入社時の提出書類一覧】個人事業主の場合はこう対応する

入社時に会社から求められる主な書類と、個人事業主としての対応方法を一覧にまとめます。

書類	会社員経験者	個人事業主・フリーランス
源泉徴収票（前職分）	前の会社から受け取る	発行されない →不要であることを伝える
雇用保険被保険者証	前の会社から受け取る	加入していないため存在しない →不要であることを伝える
基礎年金番号を確認できる書類	会社の案内に沿って準備	会社の案内に沿って準備
マイナンバー確認書類	会社の案内に沿って準備	会社の案内に沿って準備
給与振込口座の通帳コピー	共通	共通
健康保険の資格に関する手続き	前職の案内に沿って対応	市区町村で脱退手続きを確認
扶養控除等申告書	共通（会社が書類を用意）	共通
住民税に関する書類	普通徴収→特別徴収への切替	普通徴収→特別徴収への切替

「源泉徴収票がありません」会社への伝え方

なぜ個人事業主には源泉徴収票がないのか

源泉徴収票は、雇用主が従業員に給与を支払う際に源泉徴収した所得税の証明書です。個人事業主は「雇われていない」ため、給与所得がなく、源泉徴収票は発行されません。

ただし一点注意が必要で、業種によっては「報酬」として源泉徴収されているケースがあります（ライター・デザイナー・士業など）。この場合、クライアントから「支払調書」が交付されることがあります。支払調書は給与の源泉徴収票とは別の書類であり、転職先へ提出する必要があるかは人事担当者へ確認しましょう。

人事担当者への伝え方（文例）

転職先の人事担当者から「源泉徴収票を提出してください」と言われた場合、以下のように伝えましょう。

メール・口頭での伝え方の例：

前職は個人事業主として活動しておりましたため、源泉徴収票は発行されておりません。入社後の年末調整につきましては、当該期間の所得は確定申告にて処理する予定です。ご不明な点がございましたらご連絡ください。

まずはこの説明を行い、会社から追加確認や指定書類の案内があれば、それに沿って対応しましょう。

収入や活動実績を確認する別書類を求められた場合は、「確定申告書の控え」や「青色申告決算書」などで対応できるか、人事担当者へ事前に相談してください。

「雇用保険被保険者証がありません」会社への伝え方

なぜ個人事業主には雇用保険被保険者証がないのか

個人事業主としての活動期間は、通常、雇用保険の被保険者にはなりません。ただし、過去に会社員として雇用保険へ加入していた方は、以前の被保険者番号が残っている場合があります。

人事担当者への伝え方（文例）

前職は個人事業主（フリーランス）として活動しておりましたため、雇用保険には加入しておらず、雇用保険被保険者証は持っておりません。ご確認の上、適切にご対応いただければ幸いです。

雇用保険被保険者証が手元にない場合でも、過去の加入歴を含めて会社側が確認できることがあります。自己判断で「新規加入」と決めず、過去の会社員経験の有無もあわせて人事担当者へ伝えましょう。

廃業届・開業届のタイミングと手続き

転職（入社）に合わせて個人事業を廃業する場合、税務署への「廃業届（個人事業の開廃業等届出書）」の提出が必要です。届出書や手続きの最新情報は、国税庁の個人事業の開業・廃業等届出手続で詳しく案内されています。

廃業届の提出タイミング

• 提出先：事業所の所在地を管轄する税務署。地方税の届出は自治体ごとに確認
• 提出時期：廃業後1ヶ月以内を目安に、最新の提出要件を税務署で確認
• 提出方法：窓口持参・郵送・e-Taxでのオンライン提出

青色申告をしていた場合

青色申告の承認を受けていた場合は、廃業後に必要となる届出と提出時期を税務署へ確認しましょう。廃業年分の申告方法は、事業の状況や提出済みの届出によって確認が必要です。

廃業日のタイミングの注意点

入社日と廃業日が重なる場合、「個人事業主期間の所得」と「給与所得期間」が同じ年に混在することになります。これが後述する「確定申告が必要になる」理由の一つです。

【転職した年の年末調整】どう処理する？

年末調整の基本

年末調整とは、会社が従業員に代わって「1年間の所得税の過不足を精算する手続き」です。通常、12月に在籍している会社が行います。

個人事業主から転職した年のケースは「複雑」

転職した年は、以下の2種類の所得が混在します。

• 個人事業主期間の事業所得（個人事業として得た収入）
• 会社員期間の給与所得（転職後の給与）

年末調整でできること： 転職後の「給与所得」部分の税精算のみ。

年末調整ではできないこと： 個人事業主期間の「事業所得」の精算。これは確定申告で行う必要があります。

つまり、転職した年に事業所得など年末調整の対象外となる所得がある場合は、確定申告の要否を確認する必要があります。

会社の人事部への伝え方

年末調整の書類（扶養控除等申告書など）は通常通り提出してください。その際、以下のように一言添えると親切です。

今年は個人事業主として活動していた期間があるため、年末調整とは別に確定申告を行う予定です。

会社側の年末調整は「給与所得分」のみ処理してもらい、個人の確定申告で「事業所得分」を合算して申告します。

【転職した年の確定申告】必要かどうかの判断フロー

確定申告が必要なケース（個人事業主からの転職者）

以下のいずれかに該当する場合、確定申告が必要です。

該当状況を確認しましょう：

• ☑ 転職した年に個人事業主としての所得があり、申告が必要となる条件に該当する
• ☑ 年末調整を受けていない給与所得がある
• ☑ 給与所得者となった後も副業所得があり、所得税の確定申告が必要となる条件に該当する
• ☑ 年末調整では扱えない控除などを申告したい

確定申告が不要になる可能性があるケース（例外）：

• 転職したのが1月1日で、その年は一日も個人事業主として活動していない
• 事業所得がゼロ（廃業が前年以前で、当年は収入なし）

確定申告の手順（転職した年の場合）

① 収入・経費の集計

個人事業主期間の収入（売上）と経費を集計します。

• 収入：クライアントへの請求書・振込明細・売上帳から確認
• 経費：領収書・クレジットカード明細から業務関連費を抽出

② 給与所得の確認

入社した会社から受け取る「源泉徴収票」に記載された給与所得・源泉徴収税額を確認します。

③ 確定申告書の作成

国税庁の確定申告書等作成コーナーから申告書を作成できます。事業所得と給与所得を申告する場合は、手元の証憑と源泉徴収票を確認しながら入力しましょう。

• 申告期間：翌年2月16日〜3月15日（通常）
• 提出方法：e-Tax（オンライン）または税務署への郵送・持参

④ 納税または還付

所得税の合計が、源泉徴収済みの税額より多ければ「納税」、少なければ「還付」が発生します。個人事業主時代に国民健康保険料や小規模企業共済の掛金を支払っていた場合、要件を満たせば該当する控除を申告でき、計算結果によっては還付になる場合があります。

【翌年以降の確定申告】転職後に「個人事業」が完全になくなった場合

転職後に個人事業を完全に廃業し、副業など年末調整の対象外となる所得や控除の申告がなければ、翌年以降は会社の年末調整のみで完結するケースが一般的です。

ただし、以下のケースでは翌年以降も確定申告が必要になることがあります。

• 転職後も副業として個人事業を継続し、所得税の確定申告が必要となる条件に該当する
• 不動産所得・株式売却益など他の所得がある
• 医療費控除・ふるさと納税（ワンストップ特例を使わない場合）を受けたい

【社会保険の切り替え】国民健康保険・国民年金からの変更手続き

個人事業主期間中に国民健康保険・国民年金などへ加入していた場合は、転職（入社）に伴う切り替えや脱退手続きの確認が必要です。

手続きの流れ

会社側でやること（基本的に会社が手続きしてくれる）：

• 健康保険・厚生年金の資格取得手続き（加入条件を満たす場合、会社が手続きを行う）

自分でやること：

• 国民健康保険の脱退手続き：勤務先の健康保険へ加入後、市区町村が案内する期限・必要書類に沿って手続き
• 国民年金の切り替え：厚生年金への加入状況を確認し、不明点があれば会社や年金事務所へ相談

保険料の二重払いに注意

国民健康保険料は「月単位」で計算されます。入社月については、以下の点を確認しましょう。

• 入社月の国民健康保険料の精算方法を、市区町村へ確認する
• 脱退届が遅れると納付書が届き続けることがあるため、手続き後の精算状況も確認する

住民税の切り替え：普通徴収から特別徴収へ

個人事業主は住民税を「普通徴収」（自分で年4回に分けて納付）で支払っていましたが、会社員になると「特別徴収」（給与から毎月天引き）に変わります。

転職した年の住民税の扱い

転職のタイミングによって、以下のように処理が分かれます。

タイミング	住民税の扱い
転職した年度	普通徴収の納付書を使い続けるか、会社で特別徴収へ切り替えられるかを確認
翌年度以降	勤務先で特別徴収されるのが一般的。通知内容を確認

会社の人事部から「住民税の徴収方法について」確認が来た場合、「前職が個人事業主であったため普通徴収でした」と伝えれば、適切に対応してもらえます。

チェックリスト：転職前後にやること一覧

転職活動中〜内定後

• □ 廃業のタイミングを決める（入社日に合わせるのが一般的）
• □ 個人事業主期間の売上・経費の集計を始める（確定申告の準備）
• □ 未払いの請求書・報酬の回収を完了させる
• □ クライアントへの廃業・転職の連絡

入社手続き時

• □ 「源泉徴収票はない」「雇用保険被保険者証はない」ことを人事部に事前連絡
• □ 年金手帳（または基礎年金番号通知書）を準備
• □ マイナンバーカードまたは通知カードを準備
• □ 給与振込口座の通帳コピーを準備

入社後〜14日以内

• □ 国民健康保険の脱退手続き（市区町村の窓口）
• □ 廃業届の提出時期と提出先を税務署・自治体へ確認
• □ 青色申告に関する必要な届出を税務署へ確認（青色申告をしていた場合）

転職した年の年末（12月）

• □ 会社の年末調整書類を提出（給与所得分）
• □ 確定申告の準備開始（事業所得分の集計・書類整理）

翌年2〜3月

• □ 確定申告の要否を確認し、必要な場合は申告書を作成・提出
• □ 納税または還付の確認

まとめ：「ない書類」は怖くない。正しく伝えれば問題なし

個人事業主からの転職で最も混乱しやすい手続き周りを、一記事にまとめました。要点を再整理します。

• 源泉徴収票・雇用保険被保険者証がない場合 → 個人事業主だったことと過去の加入歴を人事部へ伝える
• 廃業時の届出 → 税務署と自治体へ必要書類・期限を確認する
• 転職した年の確定申告 → 事業所得など年末調整対象外の所得があれば要否を確認する
• 翌年以降 → 副業所得や申告したい控除の有無を確認する
• 社会保険の切り替え → 会社と市区町村の案内に沿って漏れなく進める

手続きの多さに圧倒されるかもしれませんが、一つひとつは難しくありません。チェックリストを使って、抜け漏れなく進めましょう。

個人事業主から会社員へ転職する際の必要書類・税金手続きに関するよくある質問（Q&A）

個人事業主だったため源泉徴収票がない場合はどう伝えればよいですか？

個人事業主として活動していたため給与の源泉徴収票が発行されていないことを、人事担当者へ伝えます。過去に別会社から給与を受け取った期間がある場合は、その会社の源泉徴収票が必要か確認しましょう。

雇用保険被保険者証が手元にない場合は新規加入になりますか？

過去に会社員として雇用保険へ加入していた場合は、以前の被保険者番号が残っていることがあります。自己判断せず、会社員経験の有無を人事担当者へ伝えて確認してもらいましょう。

個人事業主から転職した年は必ず確定申告が必要ですか？

必ずとは限りません。事業所得など年末調整の対象外となる所得や、申告したい控除の有無によって変わるため、自分の状況に応じて要否を確認してください。

会社員になったら国民健康保険は自動で脱退できますか？

勤務先の健康保険へ加入しても、国民健康保険の脱退手続きが別途必要となる場合があります。市区町村の案内で期限と必要書類を確認しましょう。

入社後も副業として個人事業を続ける場合は廃業届が必要ですか？

事業を継続する場合は、廃業届を出す前に事業の実態と勤務先の副業ルールを整理する必要があります。届出や申告方法に迷う場合は、税務署などへ確認してください。